Eröffnung des Zugangs

Die Stadt Weiden in der Oberpfalz hat zur Kommunikation mit der Stadtverwaltung den elektronischen Zugang nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) eröffnet. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die von der Stadt Weiden in der Oberpfalz publizierten E-Mail-Adressen. Grundsätzlich ist zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben (z. B. Widersprüchen) zu unterscheiden. Die Stadt Weiden in der Oberpfalz eröffnet diesen Zugang für Bürger und Unternehmen nach der Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen

Formfreie Schreiben

Formfreie Schreiben, für die keine Schriftform angeordnet ist, können Sie per E-Mail direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten. Hierbei bitten wir Sie, Folgendes zu beachten:

  1. Die Stadt Weiden in der Oberpfalz nimmt E-Mails in den Formaten "HTML" und "Text" an. E-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:
    • Textdateien im ANSI-Format (*.txt)
    • Microsoft-Word (*.doc/docx)
    • Adobe PDF (*.pdf)
    • JPG - Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
    • GIF - Graphics Interchange Format (*.gif)
    • Bitmap Pictures (*.bmp)
    Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Adressaten zulässig.
     
  2. In den Dateien dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.
     
  3. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von zehn Megabytes sowie bis zu einer maximalen Anzahl von 20 Anhängen angenommen.
     
  4. Dateien in unter Punkt 1 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Weiden in der Oberpfalz nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
     
  5. E-Mails werden auf Transportebene verschlüsselt versendet bzw. empfangen, sofern die Gegenstelle die Technologie ebenfalls unterstützt. Für die Übersendung vertraulicher Daten empfehlen wir folgende Alternativen:
    • konventioneller Papierversand mit der Post
    • verschlüsselte E-Mails werden ausschließlich im SMIME-Format entgegengenommen und müssen an signiertepost@weiden.de gesendet werden. Für die Verschlüsselung kann folgendes X.509-Zertifikat verwendet werden: www.weiden.de/wen/home/oeff_schluessel_sig_post.cer
     
  6. Wird per E-Mail an die Stadt Weiden in der Oberpfalz herangetreten, geht die Stadt Weiden in der Oberpfalz davon aus, dass die weitere Kommunikation in dieser Angelegenheit auf diesem Wege abgewickelt werden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Soweit ein anderer Kommunikationsweg gewünscht wird, bitten wir Sie, dies anzugeben.
     
  7. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht, oder sie kann verzögert ankommen. Auch eine förmliche Zustellung mit Zustellnachweis ist mit normaler E-Mail nicht möglich
     
  8. Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Stadt Weiden in der Oberpfalz eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails evtl. abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Eine Benachrichtigung des Absenders ist in diesen Fällen nicht gewährleistet.

Formgebundene Schreiben

Soweit durch eine Rechtsvorschrift nicht etwas anderes bestimmt ist, können Schreiben (z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge), für die eine Rechtsvorschrift Schriftform anordnet, auch elektronisch übermittelt werden. Die vorgeschriebene Schriftform elektronisch übermittelter Dokumente gilt aber nur als erfüllt, wenn sie mit einer qualifizierten Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sind.

Zusätzlich zu den oben genannten Bedingungen für formlose Schreiben gilt Folgendes:

Elektronisch signierte Dokumente werden nur über die E-Mailadresse signiertepost@weiden.de und ausschließlich im Format PDF-inline (PDF mit eingebetteter Signatur, als Anhang einer E-Mail) angenommen.

E-Mails an diese E-Mailadresse werden von unserer Poststelle so weit geöffnet, dass eine Verifizierung der signierten Dokumente durchgeführt werden kann.

Die E-Mail kann auch verschlüsselt werden. Hierfür kann folgendes X.509-Zertifikat (öffentlicher Schlüssel) verwendet werden: www.weiden.de/wen/home/oeff_schluessel_sig_post.cer

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Weiden in der Oberpfalz haben, wenden Sie sich bitte an die EDV-Abteilung: edv@weiden.de,